Die Ausgangslage
Historisch gewachsene Systeme und Prozesse
In vielen HR Bereichen und Personalabteilungen sieht die Welt heute so aus: Es gibt viele historisch gewachsene Systeme und Prozesse.
Die Gehaltsabrechnung wird in einem System gemacht (wie z.B. Paisy), das aber nicht alle Prozesse abdeckt. Viele Nebenrechnungen werden in separaten Excel-Tabellen geführt. Durch die ganzen Lohnarten, die sich über die Jahre angesammelt haben, blickt sowieso kaum noch jemand durch.
Es gibt auch eine Software für die Personalverwaltung, die aber nicht nahtlos an die Gehaltsabrechnung gekoppelt ist. Einige Prozesse, z.B. im Bewerbermanagement, Urlaubsantrag, Krankmeldung etc. finden sogar noch auf Papier statt.
Die Nachteile
Das Resultat sind Prozesse, die keinen Spaß machen und ineffizient sind. Viele Dinge müssen händisch erledigt werden. Daten müssen in mehren Systemen gepflegt werden. Ein großer Teil der Arbeitszeit geht für organisatorische Bürokratie drauf, statt sich um die Mitarbeitenden kümmern zu können.
Die Medienbrüche zwischen den Systemen können zu Dateninkonsitenzen führen. Die Papier-Prozesse und händisch gepflegten Exel-Tabellen sind langsam und aufwändig. Und das Konstrukt bringt noch einen weiteren Nachteil mit sich: Eine datenschutzkonforme Löschung von Daten über alle Systeme, Excel-Tabellen, Dateien und Ordner ist nahezu unmöglich.
Die Lösung
Die Digitalisierung der Personalabteilung fängt immer mit den Prozessen an. Zunächst wird der gesamte Prozess des Mitabeiter-Lifecycles beleuchtet: Von der Stellenausschreibung über den Bewerber-Prozess, Einstellung, Stellenplan, Arbeitsvertrags-Erstellung, Onbaording, Personalverwaltung, Zeitwirtschaft, Teilzeitpläne, Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Payroll, betriebliche Altersvorsorge, Kurzarbeit, Rückstellungen, Controlling, Reisekosten, Fortbildung bis hin zum Ausscheiden mit einem strukturierten Offboarding-Prozess, um nur einige Kernthemen zu nennen.
Ziel ist ein System aus einem Guss mit automatisierten Schnittstellen zu Drittsystemen. Erst wenn die Prozesse stehen, wird eine Software gesucht, die diese Prozesse ideal unterstützt.
Die Vorgehensweise
Die strukturierte Vorgehensweise bei der Digitalisierung der Personalabteilung stellt sicher, dass ein effizientes Gesamtsystem entsteht. Der Flickenteppich aus der Vergangenheit, der meist dadurch entsteht, dass gleichsam ein Pflaster auf eine bestehende Einzelbaustelle geklebt wird, gehört der Vergangenheit an. Das Ziel ist es, den gesamten Prozess in einer nahtlosen Systemlandschaft abzubilden.
Diese Schritte helfen Ihnen, um dieses Ziel zu erreichen: